Projectmedewerker

Je draagt actief bij aan de organisatorische en inhoudelijke transitie van de afdeling en fungeert als verbindende schakel in een dynamische bestuurlijke omgeving. Met jouw flexibiliteit, nauwkeurigheid en communicatieve kracht breng je structuur, bewaak je voortgang en zorg je dat processen soepel en efficiënt verlopen.

Jouw functie 

De projectmedewerker ondersteunt het managementteam en de staf bij de uitvoering van projecten, staf overleggen en de transitie van de afdeling. Je beheert complexe agenda’s, bereidt overleggen voor, bewaakt actiepunten en coördineert werkzaamheden binnen MT portefeuilles. Daarnaast voer je activiteiten uit die bijdragen aan de organisatorische en inhoudelijke veranderingen binnen de afdeling. Je werkt in een bestuurlijke context, schakelt snel tussen onderwerpen en gaat effectief om met complexiteit en dynamiek. Je bent flexibel, nauwkeurig, communicatief sterk en in staat om structuur te brengen in een veranderende omgeving.

Ondersteuning van transitieactiviteiten

• Uitvoeren van werkzaamheden die bijdragen aan de organisatorische en inhoudelijke transitie van de afdeling.
• Fungeren als verbindende schakel tussen staf, MT en de afdeling.

Ondersteuning van stafoverleggen

• Voorbereiden van agenda’s, stukken en achtergrondinformatie.
• Notuleren en bewaken van actiepunten.
• Coördineren van opvolging en terugkoppeling naar betrokkenen.
• Zorg dragen voor het vullen van de wethoudertas

Ondersteunen van MT en de portefeuilles

• Ondersteunen van afdelingshoofden bij de dagelijkse werkzaamheden.
• Bewaken van de bestuurlijke stukkenstroom en bijbehorende deadlines (rol van afdelingssecretaris).
• Beheren en afhandelen van publieksreacties.
• Uitvoeren van complex agendabeheer voor afdelingshoofden.
• Opstellen en coördineren van planningen voor programma’s en overleggen.
• Inplannen en coördineren van reeksen periodieke overleggen, inclusief externe locaties en deelnemers buiten de gemeentelijke organisatie.
• Notuleren en verzorgen van facilitaire ondersteuning (zoals catering/lunch).
• Beheren van mailboxen en structureren van inkomende communicatie.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
• Coördineren van acties en besluiten binnen de MT‑portefeuilles.
• Voorbereiden van overleggen en monitoren van voortgang.
• Signaleren van knelpunten, risico’s en prioriteiten. 

Project- en procesondersteuning

• Opstellen en bijhouden van projectdocumentatie, actielijsten en rapportages.
• Meedenken over procesverbeteringen en efficiëntie. 

Je beweegt moeiteloos door een omgeving waar onderwerpen, belangen en niveaus elkaar in hoog tempo afwisselen. In die dynamiek blijf je scherp: je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt dat agenda’s, overleggen en actiepunten strak georganiseerd zijn. Je communiceert helder, werkt nauwkeurig en weet precies wat er nodig is om het MT soepel te laten functioneren. Dankzij jouw zelfstandige en proactieve houding signaleer je knelpunten vroeg, denk je mee in oplossingen en draag je zichtbaar bij aan zowel organisatorische als inhoudelijke verbeteringen. Waar de context verandert, blijf jij flexibel en stressbestendig, en creëer je rust zodat anderen met vertrouwen kunnen doorwerken.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring bij een politiek-bestuurlijke omgeving, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het samenwerken met culturele instellingen.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het ondersteunen van MT’s en afdelingshoofden.
• Je hebt werkervaring met procesverbetering, organisatieontwikkeling of verandertrajecten. Dit zal ook worden getoetst tijdens het verificatiegesprek.
• Je hebt een afgeronde universitaire opleiding in de richting Beleid en Politiek.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 150.000 inwoners.

Als projectmedewerker bij de gemeente Rotterdam werk je binnen een gedreven team.

Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een baan van 36 uur per week;
• Kennismakingsgesprekken: Week 8 en 9;
• In het kader van Anders werken kan er ook vanuit huis worden gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit voornamelijk plaatst op de volgende locatie: Het Timmerhuis.
• Salarisschaal 8: €3.206 - €4.499.

Op deze vacature kunnen geen ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 11 februari.