Backoffice medewerker / Officemanager

PSICARA is een groeiende organisatie die zich richt op psychologische trajecten en trainingen op het gebied van mentale gezondheid en duurzame inzetbaarheid. De organisatie bevindt zich in een fase van verdere groei en professionalisering, waarbij processen worden ontwikkeld en steeds verder worden ingericht.

PSICARA werkt nauw samen met ICARA, dat zich richt op medische en arbeidsdeskundige expertises. Veel cliënten en opdrachtgevers bewegen zich tussen beide organisaties, waardoor samenwerking en afstemming belangrijk zijn.

Het team is relatief klein en betrokken, met korte lijnen en een informele werksfeer. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook aandacht voor collegialiteit en samenwerking. Door de groei van de organisatie is er behoefte aan een stevige backofficeprofessional die structuur brengt, overzicht bewaart en actief meedenkt over hoe processen slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht.

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen binnen een groeiende organisatie. Je hebt een brede en afwisselende rol waarin je schakelt met cliënten, psychologen en verwijzers en waarbij je continu overzicht houdt in een dynamische omgeving. Je werkt nauw samen met het team van ICARA en indien nodig spring je daar ook bij.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Verwerken en administratief afhandelen van aanmeldingen en trajecten 
• Klaarzetten van E-health modules en vragenlijsten 
• Versturen en verwerken van offertes 
• Versturen en verwerken van machtigingen en rapportages 
• Plannen en reserveren van ruimtes voor trainingen en trajecten 
• Onderhouden van contact met cliënten, verwijzers en psychologen 
• Ondersteunen bij de organisatie van trainingen en bijscholingen 
• Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen in werkprocessen 
• Fungeren als eerste aanspreekpunt via telefoon en e-mail 
• Inschatten van situaties en zelfstandig prioriteiten stellen in de dagelijkse planning 
• Plannen en opstellen van nieuwsbrieven
• Beheren van mailboxen

De functie is dynamisch en vraagt om iemand die stevig in zijn of haar schoenen staat, snel kan schakelen en het overzicht bewaart wanneer het druk is.

Je bent iemand die structuur brengt, verantwoordelijkheid neemt en graag werkt in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Je kunt goed omgaan met drukte, denkt vooruit en vindt het leuk om in een klein team een belangrijke rol te spelen. Je bent praktisch ingesteld en pakt werkzaamheden zelfstandig op.

Daarnaast:

• Heb je HBO werk- en denkniveau (door opleiding en/of ervaring)
• Werk je gestructureerd en nauwkeurig
• Kun je goed prioriteiten stellen en schakelen tussen verschillende werkzaamheden
• Ben je communicatief sterk en klantgericht
• Heb je een goede beheersing van de Nederlandse taal
• Heb je affiniteit met administratieve processen en ICT-systemen
• Kun je zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie
• Heb je bij voorkeur ervaring binnen de zorg, psychologie of dienstverlening

• Een dienstverband voor 24 tot 36 uur per week
• Salarisindicatie tussen €3.600 en €4.200 bruto per maand op basis vaneen fulltime dienstverband, afhankelijk van kennis en ervaring 
• Premievrij pensioen bij ASR Doenpensioen
• 8% vakantiegeld 
• Mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken na zes maanden dienstverband
• Kilometervergoeding van €0,23 p/km voor woon-werkverkeer of volledige OV-vergoeding
• Vitaliteitsbudget van €500 en 2 dagen per jaar (op fulltime basis)
• Ruimte om je volledig te ontwikkelen binnen ons vakgebied via ons platform Remind
• Werktijden zijn in overleg (kan bijvoorbeeld worden aangepast rondom schooltijden)
• Mogelijkheden voor trainingen en nascholing 
• Een stabiele organisatie met een professioneel secretariaat
• Een prettige werkomgeving met een hecht team